Zásady spracúvania osobných údajov

Ceníme si Vašu dôveru, ktorú nám prejavujete, keď nám zverujte Vaše osobné údaje a sme odhodlaný chrániť Vaše osobné údaje, aby ste sa u nás cítili bezpečne. V tomto dokumenty by sme Vás preto radi oboznámili s tým ako nakladáme s Vašimi osobnými údajmi, ako nás môžete kontaktovať, ak máte otázky k spracúvaniu Vašich osobných údajov a ďalšie dôležité informácie o spracúvaní vašich osobných údajov.

Pri spracúvaní Vašich osobných údajov sa riadime zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v platnom znení (ďalej len „Zákon“)a Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica č. 95/46/ES (ďalej len „GDPR“) a súvisiacimi predpismi.

Kto sme

Prevádzkovateľom pri spracúvaní Vašich osobných údajov sme my:

Obec Spišské Bystré

Michalská 394, 059 18Spišské Bystré

00 326 542

Kontakt na zodpovednú osobu za spracovanie osobných údajov:

Email: osobneudaje@spisskebystre.sk

Aké osobné údaje spracúvame

Spracúvame o Vás nasledujúce kategórie osobných údajov:

-         bežné osobné údaje, akými sú napr. identifikačné údaje (meno, priezvisko, dátum narodenia, bydlisko), kontaktné údaje (email, tel. č.), údaje o dosiahnutom vzdelaní;

-         osobitná kategória osobných údajov, najmä údaje týkajúce sa zdravia.

Účel, právny základ spracúvania a doba uchovávania

1.     Kariéra

Účely a právne základy:

Výberové konanie: Osobné údaje na účely výberového konania spracúvame na základe Vašej žiadosti o prijatie do zamestnania (predzmluvné vzťahy).

Doba uchovávania:

Vaše osobné údaje budeme uchovávať do ukončenia výberového konania. 

2.     Zmluvné vzťahy

Účely a právne základy:

Plnenie zmluvy: Pokiaľ ste zmluvnou stranou zmluvy uzatvorenej s nami (najmä zmluvy o poskytovaní ubytovacích služieb a s tým súvisiacich služieb, zmluvy o nájme priestorov) tak spracúvanie Vašich osobných údajov je nevyhnutné pre plnenie predmetu tejto zmluvy a s tým súvisiacimi zodpovednostnými vzťahmi (reklamácie, zodpovednosť za vady)  a toto spracúvanie sa bude vykonávať práve na základe tejto zmluvy a osobitných právnych predpisov, akými sú najmä zákon č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa v znení neskorších predpisov, zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov.

K spracúvaniu Vašich osobných údajov za účelom plnenia zmluvy môže dôjsť aj vtedy, ak síce nie ste zmluvnou stranou danej zmluvy, ale táto zmluva s Vami inak súvisí, napr. ste kontaktnou osobou (zamestnancom) za nášho zmluvného partnera (Vášho zamestnávateľa) uvedenou v zmluve a tak budeme Vaše osobné údaje s pracúvať na základne nášho oprávneného záujmu, nakoľko ich potrebujeme v nevyhnutnej miere spracúvať keďže medzi Vami a našim dodávateľom existujú väzby a bez spracúvania Vašich osobných údajov by sme neboli schopný riadne zabezpečiť svoju podnikateľskú činnosť a plniť zmluvu.

Doba uchovávania:

Vaše osobné údaje uchovávame po dobu, dokiaľ nedôjde k naplneniu tohto účelu spracúvania (riadne splnenie zmluvy) a uplynutiu lehoty na uplatnenie prípadných nárokov, avšak max. 3 roky od splnenia predmetu záväzkového vzťahu. Účtovné doklady súvisiace  so zmluvami uchovávame po dobu 10 rokov po roku, ktorého sa týkajú za účelom spracovania a vedenia účtovníctva, účtovných a ekonomických dokladov.

3.     Komunikácia

Účel a právny základ:

Vzájomná komunikácia: V prípade, že nás kontaktujete v akejkoľvek záležitosti akýmkoľvek komunikačným kanálom (poštou, elektronickou poštou alebo telefonicky) Vaše osobné údaje spracúvame na účely vzájomného kontaktu s Vami. Osobné údaje na komunikáciu s Vami spracúvame na základe Vašej žiadosti. Evidenciu došlej a odoslanej pošty spracúvame na základe osobitného zákona.

Doba uchovávania:

Vaše osobné údaje budeme uchovávať po dobu jedného roka od ukončenia jednotlivej komunikácie. Evidenciu došlej a odoslanej pošty budeme uchovávať 5 rokov po roku, ktorého sa týka.

4.     Vymáhanie pohľadávok a vedenie súdnych sporov

Účely a právny základ:

Vaše osobné údaje môžeme spracúvať za účelom vymáhania pohľadávok a vedenia súdnych sporov. Právnym základom  na takéto spracúvanie je náš oprávnený záujem spočívajúci v obhajovaní a uplatňovaní našich právnych nárokov.

Doba uchovávania:

Osobné údaje za tým toúčelom uchovávame max. 10 rokov po právoplatnom skončení súdneho sporu alebo do vymoženia pohľadávky.

5.     Epidemiologické opatrenia pri vstupe do prevádzky 

Účel a právny základ: 

V prípade, že vstupujete do našich priestorov tak vykonáme spracúvanie Vašich osobných za účelom kontroly vstupu do našich priestorov na účely dodržiavania určeného režimu podľa aktuálne platnej vyhlášky Úradu verejného zdravotníctva SR, prípadne iného právneho predpisu. Toto spracúvanie vykonávame na právnom základe čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR v spojení s čl. 9 ods. 2 písm. g), i) GDPR (s poukazom najmä na Zákon č.355/2007 Z.z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a aktuálne platnú vyhlášku Úradu verejného zdravotníctva SR). 

Doba uchovávania: 

Nedochádza k uchovávaniu údajov. 

Plnenie našich zákonných povinností

Pri spracúvaní Vašich osobných údajov za jednotlivými účelmi dochádza aj k spracúvaniu Vašich osobných údajov na základe rôznych osobitných predpisov, ktoré nám ukladajú rôzne povinností, napr. spracovanie účtovníctva, účtovných a ekonomických dokladov, správa registratúry, sprístupnenie, poskytnutie údajov štátnym a iným orgánom, ktoré vykonávajú dohľad nad našou činnosťou alebo ktoré riešia spory, či pri vykonávaní rozhodnutí. Takýmito osobitnými predpismi sú napr. zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník, zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník, zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce, zákon č. 102/2014 Z.z. o ochrane spotrebiteľa, zákon č. 222/2004 Z.z., o dani z pridanej hodnoty, zákon č. 431/2002 Z.z., o účtovníctve, zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.

Doba uchovávania:

Bude závisieť od povinnosti, ktorú máme na základe osobitného predpisu splniť.

Nevyhnutnosť poskytnúť osobné údaje

Ak je poskytovanie osobných údajov zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou, alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy, je dotknutá osoba povinná poskytnúť osobné údaje. V opačnom prípade nebude môcť byť naplnený účel spracúvania, ktorý prevádzkovateľ zamýšľal vykonať v prípade poskytnutia osobných údajov.

Poskytovanie a sprístupňovanie Vašich osobných údajov

Môžeme vo všeobecnosti sprístupniť a/alebo poskytnúť Vaše osobné údaje aj iným subjektom akými sú napr. daňový úrad, orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru (napr. inšpektorát práce),  súdy, orgány činné v trestnom konaní, účtovníci, audítori, advokáti, dodávatelia systémov a podpory IT a iní externí odborní poradcovia, a iným spoločnostiam, ktoré nám poskytujú produkty a služby. Nesieme zodpovednosť za náležitú ochranu Vašich osobných údajov, ktoré sú poskytované a/alebo sprístupňované iným subjektom v postavení sprostredkovateľa. Aktuálny zoznam konkrétnych príjemcov osobných údajov je možné poskytnúť na vyžiadanie prostredníctvom našej emailovej adresy.

Prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii

Prevádzkovateľ neuskutočňuje a ani nemá zámer uskutočňovať prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii.

Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania

Pri spracúvaní osobných údajov pre vyššie stanovené účely sa nevykonáva automatizované rozhodovanie ani profilovanie.

Vaše práva ako dotknutej osoby pri spracúvaní osobných údajov

·        Právo na prístup

Zjednodušene povedané máte právo vedieť, aké údaje o vás spracúvame, za akým účelom, po akú dobu, kde vaše osobné údaje získavame, komu ich poskytujeme, kto ich okrem nás spracúva a aké máte ďalšie práva súvisiace so spracúvaním vašich osobných údajov. Ak si však nie ste istí, ktoré osobné údaje o vás spracúvame, môžete nás požiadať o potvrdenie, či osobné údaje, ktoré sa vás týkajú, sú alebo nie sú z našej strany spracúvané, a ak je to tak, máte právo získať prístup k týmto osobným údajom. V rámci práva na prístup nás môžete požiadať o kópiu spracúvaných osobných údajov, pričom prvú kópiu Vám poskytneme bezplatne a ďalšie kópie už s poplatkom. Práva tretích strán však týmto nemôžu byť obmedzené.

·        Právo na opravu

Osobné údaje musia byť správne, aktuálne a pravdivé. Ak zistíte, že osobné údaje, ktoré o Vás spracovávame, sú nepresné alebo neúplné, máte právo na to, aby sme ich bez zbytočného odkladu opravili, poprípade doplnili. Uplatnením tohto práva nám pomôžete udržiavať Vaše osobné údaje správne a aktuálne.

·        Právo na výmaz

V niektorých prípadoch máte právo, aby sme Vaše osobné údaje vymazali. Vaše osobné údaje bez zbytočného odkladu vymažeme, pokiaľ je splnený niektorý z nasledujúcich dôvodov:

-    vaše osobné údaje už nepotrebujeme na účely, na ktoré sme ich spracovávali;

-   odvoláte súhlas so spracovaním osobných údajov, pričom sa jedná o údaje, na ktorých spracovanie je váš súhlas nevyhnutný a zároveň nemáme iný základ a ani dôvod, na ich ďalšie spracúvanie;

-   využijete svoje právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré spracovávame na základe našich oprávnených záujmov a my zistíme, že už žiadne takéto oprávnené dôvody na našej strane neprevažujú nad vašimi oprávnenými dôvodmi alebo

-   domnievate sa, že nami vykonávané spracúvanie osobných údajov sa vykonalo nezákonne.

Ale majte prosím na pamäti, že aj keď pôjde o jeden z týchto dôvodov, neznamená to, že ihneď zmažeme všetky vaše osobné údaje. Toto právo sa totiž nepovoľuje, ak spracovanie vašich osobných údajov je naďalej potrebné pre splnenie našej právnej povinnosti alebo preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie našich právnych nárokov.

·        Právo na obmedzenie spracúvania

V niektorých prípadoch môžete okrem práva na vymazanie využiť právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov. Toto právo Vám umožňuje v určitých prípadoch požadovať, aby došlo k označeniu Vašich osobných údajov a tieto údaje neboli predmetom žiadnych ďalších operácií spracúvania - v tomto prípade však nie navždy (ako v prípade práva na vymazanie), ale po obmedzenú dobu. Spracúvanie osobných údajov musíme obmedziť keď:

- popierate správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho nám overiť správnosť Vašich osobných údajov;

- Vaše osobné údaje spracovávame protizákonne, ale Vy budete pred výmazom takýchto údajov uprednostňovať iba ich obmedzenie;

- Vaše osobné údaje už nepotrebujeme pre uvedené účely spracúvania, ale vy ich požadujete pre preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie svojich právnych nárokov, alebo

- vznesiete námietku proti spracovaniu, a to dobu, počas ktorej zisťujeme, či je Vaša námietka oprávnená.

·        Právo na prenosnosť údajov

Máte právo získať od nás všetky Vaše osobné údaje, ktoré ste nám Vy sami poskytli a ktoré spracúvame. Vaše osobné údaje Vám poskytneme v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a v tejto súvislosti môžete využiť svoje právo na prenos týchto údajov k druhému prevádzkovateľovi, pokiaľ bude takýto prenos technický možný. Aby sme mohli na Vašu žiadosť údaje ľahko previesť, môže sa jednať iba o údaje, ktoré spracúvame automatizovane v našich elektronických databázach. Práva tretích strán však týmto nemôžu byť obmedzené.

·        Právo namietať proti spracúvaniu

Máte právo kedykoľvek namietať spracúvanie osobných údajov, ku ktorému dochádza na základe nášho oprávneného záujmu. Nesmieme ďalej spracúvať tieto osobné údaje, pokiaľ sa nepreukážu nevyhnutné oprávnené dôvody na takéto spracúvanie, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami, právami a slobodami, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov. Vždy máte tiež právo namietať voči spracúvaniu Vašich osobných údajov, ak sa tieto spracúvajú na účely priameho marketingu. V takom prípade okamžite prestaneme spracúvať Vaše osobné údaje na účely priameho marketingu.

·        Právo podať sťažnosť

V prípade, že sa domnievate, že Vaše osobné údaje spracúvame neoprávnene alebo v rozpore so všeobecne záväznými právnymi predpismi máte právo proti nami vykonávanému spracovaniu osobných údajov podať sťažnosť na Úrad pre ochranu osobných údajov SR.

·        Právo odvolať súhlas

Máte právo kedykoľvek svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov odvolať, ak sa osobnéúdaje spracúvajú na tomto právnom základe.

Ako a kde si môžete uplatniť Vaše práva

V prípade, ak máte akékoľvek otázky k tomuto dokumentu alebo použitiu Vašich osobných údajov alebo si chcete uplatniť Vaše práva popísané v tomto dokumente, môžete e-mailom, písomne alebo osobne na adrese sídla našej spoločnosti.

Na Vašu žiadosť týkajúcu sa spracúvania osobných údajov budeme odpovedať bez zbytočného odkladu v každom prípade do jedného mesiaca od jej doručenia. V osobitných prípadoch môže byť lehota predĺžená o ďalšie dva mesiace, ale v každom prípade Vás budeme o dôvodoch predĺženia lehoty informovať do jedného mesiaca od prijatia žiadosti. Informácie sa poskytujú bezplatne. Ak by však Vaše žiadosti boli neprimerané alebo často sa opakujúce môžeme požadovať primeraný administratívny poplatok za ich vybavenie.

Bezpečnosť

Prijali sme potrebnézákonné, organizačné, hmotné a technickéopatrenia na ochranu osobných údajov, ktoré sú v súlade so štandardmi obezpečnosti údajov a ochrane súkromia. Ak poskytujemea/alebo sprístupňujeme osobné údaje tretej osobe,ktorá poskytujeslužby nevyhnutné na naplnenie niektorého z účelov spracúvania osobnýchúdajov, takáto tretia osoba v postavenísprostredkovateľa má rovnako prijaté príslušné opatrenia na ochranu dôvernosti, integrity abezpečnosti osobných údajov. Prijali sme taktiež potrebnékroky na zabezpečenie toho, aby boli osobné údaje, ktoré spracúvame spoľahlivé,presné a úplne pre účel ich použitia.

‍